Как расставить приоритеты и выполнять только нужные дела

Если вы решили выполнять только нужные дела, тогда надо отфильтровать все остальные задачи. И в работе, и в личной жизни.

Мы делаем это на этапе фильтра № 1 — когда принимаем решения о том, что делать, а чего не делать, во что вкладывать свое время. Этот фильтр диктует необходимость приоритетов. Именно благодаря расстановке приоритетов одни задачи пройдут через первый фильтр, а другие — отсеются. Помимо этого вы должны научиться избавляться от ненужных задач, чтобы они перестали вам досаждать.

Расставляем приоритеты

Давайте для начала разберемся, что такое расстановка приоритетов, потому что, на мой взгляд, существует некоторое недопонимание истинного значения этого понятия. Порой можно услышать следующее: «На пятом месте среди приоритетов у меня одна задача, на 17-м — две, на 49-м — три». Это не расстановка приоритетов.

Расстановка приоритетов — это составление списка дел, которые должны быть сделаны, с помощью следующего принципа: «Если я смогу сделать только одно из списка, то что именно?» Это станет вашим приоритетом № 1. Потом просмотрите то, что в списке осталось, и снова задайте вопрос: «Если я смогу сделать только одно, что это будет?» Это станет приоритетом № 2. Затем опять вернитесь к списку и снова спросите себя о том же — и так, пока все задачи не будут расставлены в порядке приоритетов. Таким образом, каждый пункт получит свою оценку по степени важности, и приоритеты перестанут биться друг с другом.

Вы увидите, что одни задачи просто невероятно, очень, крайне важны, а остальные. Да просто не важны, и все. Итак, вам нужно сделать следующее:

Как заставить эту схему работать? Как не отступить от решения выполнять только нужные задачи? И что делать, если кто-то подвергнет сомнению ваш список приоритетов? Возможно, близкие по- прежнему просят вас делать то, что, на ваш взгляд, не стоит времени. Или руководитель дает задание, в котором, по вашему мнению, нет никакого смысла. Поэтому вы постоянно должны:

• осознанно придерживаться выполнения списка «нужных задач»;
• постоянно подвергать список «нужных задач» ревизии.

Осознанно придерживайтесь выполнения списка «нужных задач»

Когда вас просят сделать что-то крайне важным, вы вкладываете в это дело свое время, энергию, самоотверженность, опыт, знания, навыки, страсть, рвение и даже любовь — все, на что вы способны.

Но если вас просят о том, что в ваш список чрезвычайно важных дел не входит, вам нужно избавиться от такой задачи. Избавляться. И не отступать от своего решения. А если кто-то начнет жаловаться или сердиться, вы должны четко сказать: «Я объяснил, и мы договорились, что эти задачи важны, а эти — нет».

Постоянно подвергайте ревизии ваш список «нужных дел»

Итак, вы прикладываете осознанные усилия выполнять только нужные дела. Но этого недостаточно, чтобы еще больше сосредоточиться на выполнении исключительно важного.

В вашем списке крайне важных дел имеются задачи, которые будут присутствовать в нем всегда. Например, я руковожу компанией, предоставляющей услуги проектного менеджмента. И у меня есть две цели:

1. Оказание услуг существующим клиентам.
2. Привлечение новых компаний.

Именно в таком порядке.

И пока я буду заниматься этой работой, данные цели останутся неизменными и крайне важными. В вашем списке также всегда будут присутствовать очевидные задачи.

Однако ваш перечень может включать и дела не столь очевидные. Вы допускаете, что какие-то задачи только могут казаться вам важными — на их счет вы не так уж уверены. Вы полагаете, что они не приносят пользы и лишь отнимают время. Возможно, это ваш босс решил, что все, что вы делаете, крайне важно.

Тогда вам придется проверять теорию практикой. Раз и навсегда разобраться в том, что для вас крайне важно, а что нет.

Единственный способ понять, какое именно дело не столь важное, — просто его не делать. И посмотреть, что произойдет. Если «небеса рухнут», значит, дело и вправду крайне важное. Если же ничего ужасного не случится, тогда — нет. Вот несколько приемов, которыми можно воспользоваться.

Начните с дел, которые стоят на последних местах в списке приоритетов. Это может быть собрание, на которое вы ходите каждую неделю, но не уверены, что его посещение — ценное вложение вашего времени. Поясню: я не утверждаю, что все встречи и собрания — пустая трата времени. Некоторые из них весьма полезны — там решаются проблемы, продвигаются проекты, обсуждения подталкивают к решительным действиям и т. д. Но, судя по моему собственному опыту — и я должен об этом сказать, — около 80% встреч и собраний, которые я посетил за всю свою жизнь, были исключительно пустой тратой времени.

Давайте разъясним еще один момент: я предлагаю отказаться от участия во встрече не просто ради того, чтобы прогулять. Если эта встреча не стоит вашего времени, вложите это же время в нечто более полезное и важное.

Существует множество способов отказаться от присутствия на собрании или встрече:

• Лучший способ — сказать, что вы не сможете пойти, потому что у вас есть более важные дела (но вы можете отправить кого-то на встречу от своего имени).
• Неплохой вариант — открыто и спокойно поговорить или отправить сообщение организатору встречи или своему руководителю с объяснениями, почему, на ваш взгляд, вам не стоит тратить на это время.
• Можно появиться, сказать: «Могу я вначале сделать то, что должен?» — и уйти.
• Или сказать: «Позвоните мне, если я понадоблюсь».

Договорились: на встречу вы не идете. После чего возможны два сценария развития событий. Либо случится что-то ужасное и непоправимое, потому что встреча была невероятно важной и ваше присутствие на ней было необходимым, либо — нет. Если «небеса рухнут», тогда вы знаете ответ. Но если солнце все еще светит над вашей головой, это значит, что вы использовали свое время на что-то более ценное. Но что еще важнее: это означает, что ваше присутствие на встрече не было таким уж необходимым. А поскольку вы создали прецедент отказа от посещения встречи, то можете отказаться и в следующий раз. И может статься, что со временем ваша небольшая победа превратится в гораздо большую победу, потому что вы вообще перестанете ходить на подобные мероприятия.

Предположим, вам приходится еженедельно или ежемесячно готовить некий отчет, но вы не уверены, что его кто-то читает. (Опять же — я не утверждаю, что не нужно писать отчетов. Некоторые из них дают организации жизненно важную информацию. Но многие отчеты пишутся просто потому.. что их всегда пишут.) Итак, не отправляйте следующий отчет и посмотрите, сколько времени пройдет, пока это кто-то заметит. Предположим, это еженедельный отчет по продажам, который вы направляете своей команде, и только спустя 10 дней вы получаете сообщение, в котором кто-то интересуется, где же обновленная информация. Во-первых, это говорит о том, что достаточно одного отчета раз в две недели. Во-вторых, возможно, тот, кто спохватился спустя 10 дней, — единственный человек, которому этот отчет нужен. Так вы смогли немного сэкономить свое время и при этом выяснили, что важно (или не так уж важно) для кого-то еще.

Еще один пример «проверки границ» касается той части вашей работы, которая уже долгое время выполнялась определенным образом. Например, каждый понедельник по утрам в нашей компании проводились собрания по организации продаж. Это были ужасные собрания. Во-первых, именно с них начиналось утро понедельника. Во-вторых, если продажи шли не очень хорошо, утро понедельника, которое и так всех угнетало, становилось еще хуже. И наконец, на собрании, которое обычно длилось два-три часа, просиживали свое время до десятка сотрудников. Позже мы отказались от проведения этих собраний.

Но все вышесказанное касается не только работы. Как мы уже выяснили, работа включает целый набор задач, которые на самом деле не очень важны. То, о чем мы говорили, еще справедливее по отношению к жизни вне работы, чрезвычайно переполненной лишним «шумом». Бесконечное сидение в социальных сетях, просмотр телевизионных передач, выполнение элементарных домашних обязанностей — готовка, уборка, покупки и т. д.

Множество задач, которые пожирают наше время, вообще не следует выполнять. Как всегда, позвольте мне сначала объясниться. Я никого не призываю жить в нищете и не заботиться о своих семьях. Но я далеко не первый, кто скажет вам, что это совсем не существенно, пылесосите вы каждый день или нет. Да и Земля не перестанет вращаться, если вы пропустите очередную серию любимой мыльной оперы или не найдете времени прочесть купленную утром газету.

Вот реальный пример: каждую неделю мы с моей женой отправлялись за покупками в супермаркет. Такой шопинг лишал нас целого субботнего утра. Кроме того, в катании тележки по огромному магазину и стоянии в неизбежно длинной очереди не было ничего приятного. Из-за таких субботних утр мы за месяц теряли в общей сложности два с половиной (или около того) дня. Со временем мы поумнели, и один из нас стал приобретать необходимые продукты каждый день, теперь у нас всегда были мясо, фрукты, овощи. Мы покупали их на местном рынке, в соседней лавке или в специализированном магазине.

Результат? Во-первых, мы не тратили время впустую. Во-вторых, мы стали выбрасывать меньше продуктов, потому что у них не заканчивался срок годности. И в конце концов мы стали питаться гораздо лучше, потому что обнаружили много интересных магазинов с качественными продуктами. В жизни столько всего нужно успеть сделать. Не позволяйте мелочам вам помешать.

Подведем итоги. Если вы считаете, что в вашей жизни — рабочей или личной — есть то, на что не стоит тратить время, проведите проверку. Вскоре вы определитесь и сможете переместить некоторые дела из списка крайне важных дел в список неважных. И каждый раз, совершая это действие, вы будете чувствовать, что одержали пусть небольшую, но такую сладкую победу.

«МНОГИЕ СЧИТАЮТ МЕНЯ НИКЧЕМНЫМ БЕЗДЕЛЬНИКОМ!»

Так сказал о себе Дэниел Дэй-Льюис, по всеобщему мнению — один из величайших киноактеров современности. И это несмотря на то, что за последние 18 лет он снялся только в 6 фильмах. Вот что он говорит о своих длительных перерывах в работе: «Именно эти периоды позволяют мне выполнять мою работу. Поэтому съемки и перерывы между съемками неделимы». Он делает меньше (перерывы между фильмами), чтобы делать больше (великолепное исполнение ролей). Если вас не убеждают его слова, посмотрите фильм Стивена Спилберга «Линкольн».

За дело!

По сути, то, что вы делаете или чего не делаете, определит ваш успех. Поэтому сейчас я опишу прием, который поможет вам убедиться в том, что вы провели день так, как хотели (если вы в курсе методики Стивена Кови и используете инструменты его «сначала делайте то, что необходимо делать сначала» и «четыре сектора», вы получите тот же результат).

Уже слышу, как вы спрашиваете: «А как же задачи из группы Б?» Никогда не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня. Разве не об этом говорит известная пословица? Но гораздо правильнее рассуждать следующим образом. Если что-то необязательно делать сегодня, значит, это можно сделать в будущем. Если это можно сделать в будущем, есть вероятность, что обстоятельства могут измениться и этого не нужно будет делать вообще. В таком случае глупо тратить на эту задачу время. Впрочем, такое случается нечасто, но как приятно, когда все же случается!

И еще несколько слов в завершение. Что произойдет, если в конце дня, когда пора домой, дело из группы A окажется не закончено? Тогда вам станет понятно, что изначально это была задача не из группы А. Чем жестче отбор задач группы А, тем лучше такая схема будет работать.

И что если в течение дня появятся какие-то новые задачи? Что ж, в таком случае вам нужно снова распределить их по группам A, Б, В или Г и действовать соответственно. Но не забывайте, что всегда есть возможность поменять местами одно из дел группы А с задачами из других групп: «Я могу сделать одно (выполнить новую задачу), но тогда я не смогу сделать другое (завершить текущую задачу)».

Делайте меньше: планируйте свой день, чтобы выполнять «нужные дела»

В конце каждого рабочего дня составьте список дел на завтра и распределите их по группам:

• A — я должен сделать это завтра. Завтра я не лягу спать, пока не выполню эту задачу. Планеты сойдут с орбит, звезды упадут с неба, если я не закончу эти дела.
• Б — было бы прекрасно сделать это завтра, но не обязательно.
• В — я не собираюсь делать это, по крайней мере завтра.
• Г — я могу делегировать эту задачу. Она будет выполнена, а мне не придется делать это самому. Отлично!

А на следующий день разберитесь с пунктами списка из групп A и Г и спокойно идите домой.

ХОТИТЕ РАЗБОГАТЕТЬ? НИЧЕГО НЕ ДЕЛАЙТЕ

Хотите разбогатеть, как Уоррен Баффет? Инвестор-миллиардер и глава Berkshire Hathaway широко известен своим советом: «Не продавайте свои акции. Вместо этого покупайте и храните их».

Баффет считает, что люди продают акции слишком быстро и по неверным причинам. Вместо того чтобы рассуждать как инвесторы, они прыгают из сектора в сектор, из фонда в фонд в надежде быстро сделать состояние и одновременно пытаясь избежать потерь.

Однако такая суета уничтожает все шансы инвестора получить прибыль от владения акциями. Чтобы инвестировать как Уоррен Баффет, вы должны дождаться особого момента, чтобы пожинать плоды, а это может занять определенное время.

Когда цены на его акции снижаются, Уоррен Баффет ничего не предпринимает — он не продает, а придерживает акции.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ВАШЕ РАБОЧЕЕ РАСПИСАНИЕ НЕВОЗМОЖНО ПРЕДСКАЗАТЬ?

Возможно, вы один из тех, чья работа зависит от обстоятельств. То есть значительная часть вашего времени уходит на реагирование на непредвиденные запросы. Допустим, вы работаете в службе поддержки, на телефоне горячей линии или управляете командой сотрудников, которые могут в любую минуту обратиться к вам со своими просьбами и проблемами. Метод вежливого отказа не для вас? Скорее всего, это так, вы ведь обязаны рассматривать все поступающие вопросы. Но планировать можно даже непредсказуемое! Следующий метод — специально для вас.

В течение пяти дней записывайте, сколько времени вы тратите, отвечая на запросы. Например, это может выглядеть следующим образом — в часах:

Пн       Bт       Ср       Чт        Пт

5          3          3          2          7

Сложите все эти часы, и у вас получится 20. Разделите сумму на 5 (количество дней в рабочей неделе), и вы получите 4. Эта цифра говорит о том, что в среднем вы тратите на подобную работу по четыре часа в день. А теперь внесите эти четыре часа в свое ежедневное расписание. Продолжайте следить, сколько времени вам требуется на решение подобных задач, потому что оно может варьироваться. Возможно, оно меняется в зависимости от времени года или определенного месяца/года/квартала.

Избавляемся от ненужных дел

Вспомните рисунок из главы 3 — летящие в воронку дела, которые нас просят выполнить. От задач, которые не проходят через первый фильтр, нужно избавляться. Это легко сделать: нужно всего лишь научиться говорить «нет». Уточним — говорить «нет» вежливо.

Один из слушателей моего онлайн-курса недавно написал мне о том, как он сказал «нет» и какую радость он испытал: «Я смог отказаться от трехчасовой поездки с тремя детьми младше 6 лет, и вскоре после этого, всего полтора часа назад, от еще одной такой же двухчасовой поездки. Обожаю это чувство облегчения!»

Как бы странно это ни звучало, но бездействие требует усилий. Приложить эти усилия необходимо для того, чтобы ненужные дела исчезали. Однако нам хочется, чтобы для избавления от таких ненужных задач требовалось гораздо меньше усилий, чем для их выполнения.

Некоторые дела вообще не стоят нашего внимания. Однако недостаточно сказать, что мы не будем их делать. Нужно найти способ окончательно избавиться от таких дел, чтобы они не продолжали терзать нас, заставляя снова и снова к ним обращаться.

Чтобы избавиться от лишних дел, нужно просто вежливо сказать «нет»

• «Извините, у нас уже есть другие договоренности/планы».
• «На данный момент это не входит в мои приоритеты».
• «Это не входит в мои должностные обязанности».
• «Я сейчас занят, вы можете вернуться к этому вопросу позже, скажем, завтра?»
• «Нет, спасибо».
• «Почему бы вместо этого нам не сделать что-то более интересное?» (Используется скорее в личной жизни, а не на работе!)
• «У меня болит голова».
• «Можете дать мне время подумать?» (И — в идеале — дело исчезнет само собой.)
• «Я могу это сделать (то, о чем вас просят), но тогда я не смогу сделать вот то».
• «В ближайшее время я не смогу этого сделать».
• «У меня есть другая работа / домашние дела».
• «Я смогу это сделать не раньше следующей недели (любая другая дата)».

Как избавиться от тех, кто тратит ваше время

• На время отпуска составьте письмо автоматической рассылки следующего содержания: «Я собираюсь в отпуск и до <дата> буду отсутствовать. Поэтому связывайтесь со мной только после моего возвращения». (Жизнь слишком коротка, чтобы просматривать сотни электронных писем, большинство из которых к моменту вашего возвращения станут неактуальными.)
• Вместо того чтобы на все соглашаться, каждый раз интересуйтесь сроком выполнения задачи. В два раза увеличьте сроки и спросите, подойдет ли такой вариант. Например, в полдень к вам приходят с просьбой: «Сможешь закончить к концу рабочего дня?»
• Спросите, устроит ли к обеду следующего дня. Или вас спросят: «Сможешь закончить к следующей неделе?» Скажите: «Не уверен, что смогу сделать это за неделю. Но за две недели управлюсь». Вы удивитесь, насколько часто вы услышите ответ: «Отлично, спасибо». Наверняка вы можете вспомнить ситуацию, когда вы из кожи вон лезли, чтобы успеть вовремя, а в итоге тот, чью просьбу вы выполняли, говорил: «Отлично. Хотя можно было сделать и на следующей неделе».
• Не перезванивайте на пропущенный звонок, если вам не оставили голосового сообщения. Скорее всего, вопрос не очень важный.
• Скажите: «Не могли бы вы отправить мне это на электронную почту?» Именно так постоянно делают службы поддержки — срабатывает механизм «возьмите билет»: первая проверка серьезности вопроса, с которым вы обратились. Если прислать электронное письмо вам не готовы, вы имеете все основания предполагать, что, скорее всего, проблема исчезнет сама собой.

Делайте меньше: тренируйте навык говорить «нет» вежливо

• Выберите пять подходящих для вас способов говорить «нет» вежливо. В течение дня старайтесь использовать каждый из них хотя бы один раз.

Как показать, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили

• Сделайте табличку с надписью «Ваше неумение планировать — не мое срочное дело» и повесьте ее в своем кабинете. (Я знаю тех, кто, увидев такую табличку, просто разворачивался и уходил!)
• Идите туда, где вас никто не побеспокоит. Лучшее решение — найти какое-то место, в котором вас не предполагают найти. Здесь вся надежда на принцип «с глаз долой — из сердца вон»: в результате вас не будут просить сделать что-то. А это значит, что вы сможете потратить выигранное время на важные дела. Поэтому пойдите в другую часть здания, на другой этаж или в другой отдел. Займите конференц-зал и поработайте там. Или в комнате отдыха / кофейне. Поработайте дома, если это возможно. А если нет, попытайтесь побороться за то, чтобы обрести такую возможность.
• Закрывайте свою дверь. Это предполагает, что а) у вас есть дверь; б) она обычно открыта. Поэтому когда дверь будет закрыта, все будут знать, что за ней происходит что-то серьезное.
• Сидя за рабочим столом, наденьте наушники.
• Не отвечайте на телефонные звонки.
• Притворитесь, что вас нет. «Остановитесь, постучитесь и катитесь», как сказал один дорогой мне человек, — это касалось непрошеных гостей.
• Выделите в своем рабочем дне время для ответов на вопросы, скажем, 10:00-12:00 и 14:00-16:00. Если кто-то придет к вам в 11:50, вы можете уделить ему 10 минут. Но если к вам придут в 12:00, попросите вернуться в 14:00.
• Если кто-то все-таки явится к вам со словами: «Мне действительно очень нужно», «У меня действительно горят сроки» (невзирая на то, что у вас полно таких же срочных дел), «Я пытаюсь прямо сейчас разобраться в этой проблеме», «Я пытаюсь расщепить атом» и т. п., вы всегда можете ответить: «А вы можете вернуться через час?» Сужу по собственному опыту: практически каждый понимает, что означает эта фраза, и никто не обижается. И знаете что? Иногда они просто не возвращаются!
• А иногда возвращаются и вываливают на вас сразу несколько вопросов (все мы знаем людей, которых можно описать простой фразой: «постоянные раздражители»).
• Проверяйте свою электронную почту только один или два раза в день. Это избитый совет (как и совет отключить на своем компьютере мигающее оповещение (или звуковой сигнал) о новых входящих письмах), но очень полезный.

Из книги Фергус О'Коннел 'Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть'.