Как расставить приоритеты и выполнять только нужные дела - Ревизия списка нужных дел

Стр. 2 из 4

Постоянно подвергайте ревизии ваш список «нужных дел»

Итак, вы прикладываете осознанные усилия выполнять только нужные дела. Но этого недостаточно, чтобы еще больше сосредоточиться на выполнении исключительно важного.

В вашем списке крайне важных дел имеются задачи, которые будут присутствовать в нем всегда. Например, я руковожу компанией, предоставляющей услуги проектного менеджмента. И у меня есть две цели:

1. Оказание услуг существующим клиентам.
2. Привлечение новых компаний.

Именно в таком порядке.

И пока я буду заниматься этой работой, данные цели останутся неизменными и крайне важными. В вашем списке также всегда будут присутствовать очевидные задачи.

Однако ваш перечень может включать и дела не столь очевидные. Вы допускаете, что какие-то задачи только могут казаться вам важными — на их счет вы не так уж уверены. Вы полагаете, что они не приносят пользы и лишь отнимают время. Возможно, это ваш босс решил, что все, что вы делаете, крайне важно.

Тогда вам придется проверять теорию практикой. Раз и навсегда разобраться в том, что для вас крайне важно, а что нет.

Единственный способ понять, какое именно дело не столь важное, — просто его не делать. И посмотреть, что произойдет. Если «небеса рухнут», значит, дело и вправду крайне важное. Если же ничего ужасного не случится, тогда — нет. Вот несколько приемов, которыми можно воспользоваться.

Начните с дел, которые стоят на последних местах в списке приоритетов. Это может быть собрание, на которое вы ходите каждую неделю, но не уверены, что его посещение — ценное вложение вашего времени. Поясню: я не утверждаю, что все встречи и собрания — пустая трата времени. Некоторые из них весьма полезны — там решаются проблемы, продвигаются проекты, обсуждения подталкивают к решительным действиям и т. д. Но, судя по моему собственному опыту — и я должен об этом сказать, — около 80% встреч и собраний, которые я посетил за всю свою жизнь, были исключительно пустой тратой времени.

Давайте разъясним еще один момент: я предлагаю отказаться от участия во встрече не просто ради того, чтобы прогулять. Если эта встреча не стоит вашего времени, вложите это же время в нечто более полезное и важное.

Существует множество способов отказаться от присутствия на собрании или встрече:

• Лучший способ — сказать, что вы не сможете пойти, потому что у вас есть более важные дела (но вы можете отправить кого-то на встречу от своего имени).
• Неплохой вариант — открыто и спокойно поговорить или отправить сообщение организатору встречи или своему руководителю с объяснениями, почему, на ваш взгляд, вам не стоит тратить на это время.
• Можно появиться, сказать: «Могу я вначале сделать то, что должен?» — и уйти.
• Или сказать: «Позвоните мне, если я понадоблюсь».

Договорились: на встречу вы не идете. После чего возможны два сценария развития событий. Либо случится что-то ужасное и непоправимое, потому что встреча была невероятно важной и ваше присутствие на ней было необходимым, либо — нет. Если «небеса рухнут», тогда вы знаете ответ. Но если солнце все еще светит над вашей головой, это значит, что вы использовали свое время на что-то более ценное. Но что еще важнее: это означает, что ваше присутствие на встрече не было таким уж необходимым. А поскольку вы создали прецедент отказа от посещения встречи, то можете отказаться и в следующий раз. И может статься, что со временем ваша небольшая победа превратится в гораздо большую победу, потому что вы вообще перестанете ходить на подобные мероприятия.

Предположим, вам приходится еженедельно или ежемесячно готовить некий отчет, но вы не уверены, что его кто-то читает. (Опять же — я не утверждаю, что не нужно писать отчетов. Некоторые из них дают организации жизненно важную информацию. Но многие отчеты пишутся просто потому.. что их всегда пишут.) Итак, не отправляйте следующий отчет и посмотрите, сколько времени пройдет, пока это кто-то заметит. Предположим, это еженедельный отчет по продажам, который вы направляете своей команде, и только спустя 10 дней вы получаете сообщение, в котором кто-то интересуется, где же обновленная информация. Во-первых, это говорит о том, что достаточно одного отчета раз в две недели. Во-вторых, возможно, тот, кто спохватился спустя 10 дней, — единственный человек, которому этот отчет нужен. Так вы смогли немного сэкономить свое время и при этом выяснили, что важно (или не так уж важно) для кого-то еще.

Еще один пример «проверки границ» касается той части вашей работы, которая уже долгое время выполнялась определенным образом. Например, каждый понедельник по утрам в нашей компании проводились собрания по организации продаж. Это были ужасные собрания. Во-первых, именно с них начиналось утро понедельника. Во-вторых, если продажи шли не очень хорошо, утро понедельника, которое и так всех угнетало, становилось еще хуже. И наконец, на собрании, которое обычно длилось два-три часа, просиживали свое время до десятка сотрудников. Позже мы отказались от проведения этих собраний.

Но все вышесказанное касается не только работы. Как мы уже выяснили, работа включает целый набор задач, которые на самом деле не очень важны. То, о чем мы говорили, еще справедливее по отношению к жизни вне работы, чрезвычайно переполненной лишним «шумом». Бесконечное сидение в социальных сетях, просмотр телевизионных передач, выполнение элементарных домашних обязанностей — готовка, уборка, покупки и т. д.

Множество задач, которые пожирают наше время, вообще не следует выполнять. Как всегда, позвольте мне сначала объясниться. Я никого не призываю жить в нищете и не заботиться о своих семьях. Но я далеко не первый, кто скажет вам, что это совсем не существенно, пылесосите вы каждый день или нет. Да и Земля не перестанет вращаться, если вы пропустите очередную серию любимой мыльной оперы или не найдете времени прочесть купленную утром газету.

Вот реальный пример: каждую неделю мы с моей женой отправлялись за покупками в супермаркет. Такой шопинг лишал нас целого субботнего утра. Кроме того, в катании тележки по огромному магазину и стоянии в неизбежно длинной очереди не было ничего приятного. Из-за таких субботних утр мы за месяц теряли в общей сложности два с половиной (или около того) дня. Со временем мы поумнели, и один из нас стал приобретать необходимые продукты каждый день, теперь у нас всегда были мясо, фрукты, овощи. Мы покупали их на местном рынке, в соседней лавке или в специализированном магазине.

Результат? Во-первых, мы не тратили время впустую. Во-вторых, мы стали выбрасывать меньше продуктов, потому что у них не заканчивался срок годности. И в конце концов мы стали питаться гораздо лучше, потому что обнаружили много интересных магазинов с качественными продуктами. В жизни столько всего нужно успеть сделать. Не позволяйте мелочам вам помешать.

Подведем итоги. Если вы считаете, что в вашей жизни — рабочей или личной — есть то, на что не стоит тратить время, проведите проверку. Вскоре вы определитесь и сможете переместить некоторые дела из списка крайне важных дел в список неважных. И каждый раз, совершая это действие, вы будете чувствовать, что одержали пусть небольшую, но такую сладкую победу.

«МНОГИЕ СЧИТАЮТ МЕНЯ НИКЧЕМНЫМ БЕЗДЕЛЬНИКОМ!»

Так сказал о себе Дэниел Дэй-Льюис, по всеобщему мнению — один из величайших киноактеров современности. И это несмотря на то, что за последние 18 лет он снялся только в 6 фильмах. Вот что он говорит о своих длительных перерывах в работе: «Именно эти периоды позволяют мне выполнять мою работу. Поэтому съемки и перерывы между съемками неделимы». Он делает меньше (перерывы между фильмами), чтобы делать больше (великолепное исполнение ролей). Если вас не убеждают его слова, посмотрите фильм Стивена Спилберга «Линкольн».

• Пред.
• След.