Как расставить приоритеты и выполнять только нужные дела - Избавляемся от ненужных дел и тех, кто тратит наше время

Стр. 4 из 4

Избавляемся от ненужных дел

Вспомните рисунок из главы 3 — летящие в воронку дела, которые нас просят выполнить. От задач, которые не проходят через первый фильтр, нужно избавляться. Это легко сделать: нужно всего лишь научиться говорить «нет». Уточним — говорить «нет» вежливо.

Один из слушателей моего онлайн-курса недавно написал мне о том, как он сказал «нет» и какую радость он испытал: «Я смог отказаться от трехчасовой поездки с тремя детьми младше 6 лет, и вскоре после этого, всего полтора часа назад, от еще одной такой же двухчасовой поездки. Обожаю это чувство облегчения!»

Как бы странно это ни звучало, но бездействие требует усилий. Приложить эти усилия необходимо для того, чтобы ненужные дела исчезали. Однако нам хочется, чтобы для избавления от таких ненужных задач требовалось гораздо меньше усилий, чем для их выполнения.

Некоторые дела вообще не стоят нашего внимания. Однако недостаточно сказать, что мы не будем их делать. Нужно найти способ окончательно избавиться от таких дел, чтобы они не продолжали терзать нас, заставляя снова и снова к ним обращаться.

Чтобы избавиться от лишних дел, нужно просто вежливо сказать «нет»

• «Извините, у нас уже есть другие договоренности/планы».
• «На данный момент это не входит в мои приоритеты».
• «Это не входит в мои должностные обязанности».
• «Я сейчас занят, вы можете вернуться к этому вопросу позже, скажем, завтра?»
• «Нет, спасибо».
• «Почему бы вместо этого нам не сделать что-то более интересное?» (Используется скорее в личной жизни, а не на работе!)
• «У меня болит голова».
• «Можете дать мне время подумать?» (И — в идеале — дело исчезнет само собой.)
• «Я могу это сделать (то, о чем вас просят), но тогда я не смогу сделать вот то».
• «В ближайшее время я не смогу этого сделать».
• «У меня есть другая работа / домашние дела».
• «Я смогу это сделать не раньше следующей недели (любая другая дата)».

Как избавиться от тех, кто тратит ваше время

• На время отпуска составьте письмо автоматической рассылки следующего содержания: «Я собираюсь в отпуск и до <дата> буду отсутствовать. Поэтому связывайтесь со мной только после моего возвращения». (Жизнь слишком коротка, чтобы просматривать сотни электронных писем, большинство из которых к моменту вашего возвращения станут неактуальными.)
• Вместо того чтобы на все соглашаться, каждый раз интересуйтесь сроком выполнения задачи. В два раза увеличьте сроки и спросите, подойдет ли такой вариант. Например, в полдень к вам приходят с просьбой: «Сможешь закончить к концу рабочего дня?»
• Спросите, устроит ли к обеду следующего дня. Или вас спросят: «Сможешь закончить к следующей неделе?» Скажите: «Не уверен, что смогу сделать это за неделю. Но за две недели управлюсь». Вы удивитесь, насколько часто вы услышите ответ: «Отлично, спасибо». Наверняка вы можете вспомнить ситуацию, когда вы из кожи вон лезли, чтобы успеть вовремя, а в итоге тот, чью просьбу вы выполняли, говорил: «Отлично. Хотя можно было сделать и на следующей неделе».
• Не перезванивайте на пропущенный звонок, если вам не оставили голосового сообщения. Скорее всего, вопрос не очень важный.
• Скажите: «Не могли бы вы отправить мне это на электронную почту?» Именно так постоянно делают службы поддержки — срабатывает механизм «возьмите билет»: первая проверка серьезности вопроса, с которым вы обратились. Если прислать электронное письмо вам не готовы, вы имеете все основания предполагать, что, скорее всего, проблема исчезнет сама собой.

Делайте меньше: тренируйте навык говорить «нет» вежливо

• Выберите пять подходящих для вас способов говорить «нет» вежливо. В течение дня старайтесь использовать каждый из них хотя бы один раз.

Как показать, что вы не хотите, чтобы вас беспокоили

• Сделайте табличку с надписью «Ваше неумение планировать — не мое срочное дело» и повесьте ее в своем кабинете. (Я знаю тех, кто, увидев такую табличку, просто разворачивался и уходил!)
• Идите туда, где вас никто не побеспокоит. Лучшее решение — найти какое-то место, в котором вас не предполагают найти. Здесь вся надежда на принцип «с глаз долой — из сердца вон»: в результате вас не будут просить сделать что-то. А это значит, что вы сможете потратить выигранное время на важные дела. Поэтому пойдите в другую часть здания, на другой этаж или в другой отдел. Займите конференц-зал и поработайте там. Или в комнате отдыха / кофейне. Поработайте дома, если это возможно. А если нет, попытайтесь побороться за то, чтобы обрести такую возможность.
• Закрывайте свою дверь. Это предполагает, что а) у вас есть дверь; б) она обычно открыта. Поэтому когда дверь будет закрыта, все будут знать, что за ней происходит что-то серьезное.
• Сидя за рабочим столом, наденьте наушники.
• Не отвечайте на телефонные звонки.
• Притворитесь, что вас нет. «Остановитесь, постучитесь и катитесь», как сказал один дорогой мне человек, — это касалось непрошеных гостей.
• Выделите в своем рабочем дне время для ответов на вопросы, скажем, 10:00-12:00 и 14:00-16:00. Если кто-то придет к вам в 11:50, вы можете уделить ему 10 минут. Но если к вам придут в 12:00, попросите вернуться в 14:00.
• Если кто-то все-таки явится к вам со словами: «Мне действительно очень нужно», «У меня действительно горят сроки» (невзирая на то, что у вас полно таких же срочных дел), «Я пытаюсь прямо сейчас разобраться в этой проблеме», «Я пытаюсь расщепить атом» и т. п., вы всегда можете ответить: «А вы можете вернуться через час?» Сужу по собственному опыту: практически каждый понимает, что означает эта фраза, и никто не обижается. И знаете что? Иногда они просто не возвращаются!
• А иногда возвращаются и вываливают на вас сразу несколько вопросов (все мы знаем людей, которых можно описать простой фразой: «постоянные раздражители»).
• Проверяйте свою электронную почту только один или два раза в день. Это избитый совет (как и совет отключить на своем компьютере мигающее оповещение (или звуковой сигнал) о новых входящих письмах), но очень полезный.

Из книги Фергус О'Коннел 'Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть'.

• Пред.