Умение доводить дела до конца на собственных условиях

Теперь у вас каждый день будет дополнительное время, но, помимо этого, вы начнете испытывать новые ощущения. Например, чувство удовлетворения от того, чем вы занимаетесь, и свободы творчества: теперь вы тратите время на то, что важно, и выполняете свою работу действительно хорошо. У вас будет время на передышку, размышления, креативность.

Вы избавитесь от всего бесполезного и бессмысленного и значительно повысите производительность — вы получите максимальную отдачу от вложенных усилий. И это заметите не только вы, но и ваш руководитель и все те, с кем вы имеете дело.

Что же касается личной жизни, то и тут вы почувствуете перемены — вы увидите, что она все больше становится похожа на ту жизнь, о которой вы мечтали. Некоторые говорят, что в этот момент у них даже появляется чувство легкой эйфории.

Вот и получается, что, хотя «конструкция» этого фильтра на первый взгляд может показаться примитивной, он на самом деле очень полезен. И даже если бы я по каким-то причинам решил не рассказывать вам о фильтре № 2, у вас все равно был бы инструмент для значительных изменений в вашей жизни.

Действуем на собственных условиях

В моем арсенале есть еще одно замечательное оружие. Оно даст вам возможность делать все:

• максимально эффективно;
• с минимальными потерями времени, энергии, ресурсов и денег; практически без неприятных сюрпризов;
• с незначительным количеством непредвиденных ситуаций и авралов;
• с минимумом стресса.

Я называю этот инструмент «Доводить дела до конца на собственных условиях».

Выполнять задачи на собственных условиях

Вне зависимости от масштаба задачи все просьбы, которые к вам поступают, практически всегда сопровождаются какими-то ограничивающими условиями. Ограничения могут быть следующими: «Мне это нужно сегодня к четырем часам дня», или «Я поручаю вам вести проект X. Бюджет в 2 миллиона уже согласован, и вам нужно будет работать над ним со своей нынешней командой», или «Временные рамки проекта согласованы с клиентом, продажники договорились на 30 сентября». И все в таком духе.

Справедливо будет отметить, что многие из таких ограничений мы создаем себе сами. На работе, например, на вас давит культура «мы не можем сказать «нет». Вне офиса вы чувствуете себя обязанным плясать под чью-то дудку — делать что-то, что хотят от вас «они».

Первое, что вы должны понять: если вы соглашаетесь на условия, которые невозможно соблюсти, в конце концов ваша работа превратится в ад. Вам придется трудиться ночами, по выходным, отменить отпуск, вы будете пребывать в постоянном стрессе. И при этом условия по-прежнему будут невыполнимыми. Огромные затраты денег, ресурсов, времени, энергии, стресс — и все зря.

Вот вам один совет. Перестаньте относиться к этим условиям так, будто они ниспосланы самим Господом Богом. Потому что именно так мы к ним относимся. Когда нам говорят: «Мне это нужно сегодня к четырем часам дня» или «Это нужно сделать к концу квартала», мы относимся к таким запросам, словно они — заповеди. Перестаньте воспринимать их подобным образом. Лучше относитесь к ним как к письму Деду Морозу.

Объясню — вы писали письмо Деду Морозу? Возможно, оно выглядело так: «Дорогой Дедушка Мороз, вот что я хотел бы получить на Новый год.» Но сколько раз заветным утром вы мчались к елке и обнаруживали одни подарки из списка и не находили других? Потому что в нашем мире невозможно сказать: «Вот что я хочу» и просто получить это.

Сфера работы ничем не отличается. Да, у ваших руководителей и коллег могут быть определенные пожелания. Да, у этих пожеланий могут быть замечательные деловые мотивы. Но если то, о чем просят сослуживцы, выполнить невозможно, мы должны сказать об этом, но при этом добавить, что вы могли бы сделать.

Все вышесказанное применимо и в личной жизни. Всегда есть то, чего мы желаем, — переехать в другой дом, купить новую машину, поехать в отпуск туда, куда хочется, начать собственный бизнес, — и все эти мечты мы обставляем собственными условиями и ограничениями. Но опять же нужно знать, возможно ли соблюсти эти условия.

Например, вы всегда хотели иметь свой бизнес, но понимаете, что без стартового капитала это невозможно. Однако сегодня барьеры запуска бизнеса значительно снизились. Для старта многих компаний — особенно интернет-компаний — достаточно смехотворных сумм. (Я начал свой бизнес с долга в €50 000! Несмотря на то что я настоятельно не рекомендую такое начало (!), оно демонстрирует, как добровольно наложенные ограничения — также известные как предельные ожидания — зачастую могут постепенно исчезнуть.)

Чтобы делать что-то на собственных условиях, нужно разработать план, согласовать его с кем необходимо и затем начать выполнять.

Возможно, вам приходилось слышать такие заявления: «У нас нет времени на планирование. Просто сделайте это». Подобный подход не может быть правильным. Если вы не разработаете план, вы потратите на завершение проекта гораздо больше времени, усилий, ресурсов и денег — иногда намного больше. Благодаря планированию — одной из составляющих фильтра № 2 — мы избегаем непредвиденных ситуаций.

Если же у вас начинают появляться мысли типа «бессмысленная трата времени на планирование», «мы не можем запланировать каждую мелочь», «если мы потратим все время на планирование, у нас не останется времени на выполнение проекта», «паралич из-за анализа» и т. п., гоните их. Не волнуйтесь: речь здесь не идет о нелепом мелочном планировании. Мы говорим о том, что нужно удостовериться, что в итоге вы не примете необдуманных решений и не загоните себя в угол.

Почему планирование — отличная идея

Представьте себе следующую ситуацию. Около шести вечера вы понимаете, что хотите есть.

Вы решаете приготовить ужин и делаете следующее:

1. Включаете конфорку на плите.
2. Заглядываете в холодильник, чтобы посмотреть, есть ли там продукты, из которых можно что-то приготовить.
3. Вы понимаете, что в холодильнике нет ничего, что вам хотелось бы, и решаете сходить в супермаркет. Слава богу, перед выходом вы выключаете газ.
4. Возвращаетесь с десятком яиц: вы решили приготовить омлет.
5. Вы снова включаете газ.
6. А где сковорода? Ой, она в посудомоечной машине, машина включена, и время мойки вышло только наполовину. Хорошо, подождем, пока посуда домоется. Снова выключаем газ.
7. Наконец машина заканчивает полный цикл, а вы начинаете готовить свой омлет. Но потом вам приходит в голову, что к омлету неплохо бы пожарить картошку. Черт, нужно было начать с картошки, потому что она готовится дольше, чем омлет!
8. Омлет готов, и вы ставите его в духовку, чтобы он не остыл. Начинаете заниматься картошкой. К картошке вы захотели добавить пюре из горошка. О счастье, в доме есть и то и другое!
9. Но на полпути приготовления жареной картошки вы снова передумали. Может, вместо горохового пюре лучше взять спаржу? И вы снова спускаетесь в магазин.

И так далее.

Хорошо, если в тот вечер вам вообще посчастливилось поужинать. И при таком подходе определенно тратится больше времени, усилий, энергии, денег и, в целом, возникает атмосфера стресса. Конечно, никто, кроме мистера Бина, героя английского комедийного телесериала, так делать не будет. Вначале мы подготовимся. Мы убедимся, что у нас есть все необходимые ингредиенты и посуда. Удостоверимся, что знаем рецепт. Таким образом ужин будет приготовлен быстро. Не знаю, что подсказывает вам ваш опыт, но в моей жизни огромная часть работы и домашних дел шли по первому сценарию. Вместо того чтобы составить план, люди просто погружаются в проект и получают катастрофические результаты.

Вот почему нужно планировать.

Планирование избавляет нас от непредвиденных ситуаций.

Как мы планируем?

Будь то работа или личная жизнь, обычно все начинается с просьбы выполнить какую-то задачу. Такой запрос может исходить от других, а может быть инициирован самостоятельно.

Когда запрос исходит от других, часто он звучит так: «Ты мог бы сделать это для меня?» или «Я поручаю вам выполнение проекта X» — в любом случае запросы сопровождаются ограничивающими условиями. К наиболее типичным из них относятся следующие:

• время или дата, к которым нужно что-то сделать;
• бюджет;
• ограничения в ресурсах / рабочей силе; заранее определенные масштабы;
• сочетание сразу нескольких условий.

Если запрос инициирован вами, тогда вы сами устанавливаете ограничения. Например, вы решили, что хотите изменить интерьер дома к Рождеству, перед наступлением лета разбить лужайку или поставить беседку.

Мы уже упоминали, что некоторые ограничения могут действовать как предельные ожидания. Выйти за их рамки поможет простой и эффективный метод планирования. Когда к вам поступает какая-либо просьба, то вместо того чтобы бросаться в омут с головой, нужно выделить время на планирование. Представьте проект как путешествие. Место назначения — цель проекта; план — это карта путешествия.

Итак, нам нужно определить цель (пункт назначения) и составить план (карту).

Теперь вы будете четко понимать, возможно ли выполнить все ограничивающие условия. Если условия выполнимы, прекрасно — вперед, к реализации своего плана. Если нет, тогда объясните это, разберитесь, что можно сделать, — и приступайте.

По моему опыту, причина номер один, по которой проваливаются проекты, заключается в том, что они были невыполнимы изначально. К вам обращаются с условиями, и вы просто говорите: «Конечно» или «Ладно». Зачастую результат — катастрофический микс из невыполненных обещаний и сломленных членов команды. В путешествии вам приходится сталкиваться с крутыми виражами, а к пункту назначения вы порой так и не добираетесь.

Составив план, вы сможете понять, имеют ли ограничения реальную основу. В результате вы сосредоточитесь на чем-то посильном — на игре, в которой у вас есть все шансы на победу. Более того, вы доберетесь до пункта назначения самым быстрым, эффективным и безопасным из всех возможных маршрутом.

И последнее. Это не все, что вам нужно знать о планировании проектов. Есть еще важные детали — хотя, по правде говоря, не такие уж и важные. Но если вы жаждете узнать все подробности, изучите What You Need To Know About Project Management16.

Делайте меньше: планируйте

Возьмите небольшую задачу, которая сегодня к вам поступила, и спланируйте ее выполнение, как описано выше.

Во-первых, продумайте цель / пункт назначения — как вы узнаете, что задача завершена? Кого она затрагивает? Что эти люди надеются получить от ее выполнения? Какой результат они будут считать положительным?

ПОДОЖДИТЕ, ПОКА ОКУНЬ НЕ КЛЮНЕТ

Некоторые рыболовы считают, что, дергая приманку, «активно» действуя, они увеличивают шансы на улов. Однако если вы хотите поймать окуня, лучше всего действовать методом «мертвой приманки». При такой технике нужно просто забросить приманку в воду, и пусть она там лежит, и лежит, и лежит. Нетерпеливые рыболовы делают резкие движения, а мудрые — опускают блесну на дно и ждут, пока окунь не клюнет.

Из книги Фергус О'Коннел 'Делай меньше. Как избавиться от желания все успеть'